Acta Entrega Recepción de Obra

Definición

INSTRUCTIVO PARA CONTRATACION DE OBRAS, BIENES DE LA CONTRALORIA

Art. 14.- ACTA DE ENTREGA - RECEPCION.- En la entrega recepción de bienes adquiridos mediante contrato, intervendrá una comisión integrada por el Director Administrativo o su delegado, el funcionario responsable de la Jefatura de Area del Control de Bienes y un funcionario de la unidad administrativa vinculada con la adquisición. En el acta se dejará constancia de esta diligencia y se especificará lo relativo a las condiciones de la entrega, garantías, forma de pago, multas por mora si fuere del caso, la liquidación económica de la compra y cualquier observación que estimen pertinente. Se elaborará un informe y conjuntamente con el acta, se entregará al Director Administrativo. Si se trata de recepción por prestación de servicios, se verificará lo estipulado en el contrato y en su liquidación intervendrá el Director Administrativo y el Director de la unidad vinculada con el servicio prestado, quienes prepararán el respectivo informe técnico. Para la entrega - recepción de obras, se considerará una recepción provisional y otra definitiva, y en ellas intervendrán el Director Administrativo, el Director de Auditoría de Proyectos y Ambiental o sus delegados, el Residente y Supervisor de Obra quienes elaborarán las actas pertinentes. La Dirección de Auditoría Interna, intervendrá como observadora, para su posterior control. (…).

Base Legal

LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PÚBLICA

Art. 69.- Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista.

Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. Las contrataciones de menor cuantía se instrumentarán con la factura correspondiente, sin perjuicio de que se puedan elaborar documentos que contengan las obligaciones particulares que asuman las partes. Los demás contratos se otorgarán por documento suscrito entre las partes sin necesidad de escritura pública. Para la suscripción del contrato, será requisito previo la rendición de las garantías correspondientes. Cuando por causas imputables al adjudicatario no se suscriba el contrato dentro del término correspondiente, la entidad deberá declararlo como adjudicatario fallido y disponer su suspensión del RUP. De existir ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicará el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo. Si el contrato no se celebrare por causas imputables a la Entidad Contratante, el adjudicatario podrá demandar la correspondiente indemnización de los daños y perjuicios o reclamar administrativamente los gastos en que ha incurrido, siempre que se encuentren debida y legalmente comprobados. La entidad a su vez deberá repetir contra el o los funcionarios o empleados responsables. En ningún caso se podrá iniciar la ejecución del contrato sin la previa celebración o formalización de los instrumentos expuestos en este artículo. Art. 75.- Garantía por Anticipo.- Si por la forma de pago establecida en el contrato, la Entidad Contratante debiera otorgar anticipos de cualquier naturaleza, sea en dinero, giros a la vista u otra forma de pago, el contratista para recibir el anticipo, deberá rendir previamente garantías por igual valor del anticipo, que se reducirán en la proporción que se vaya amortizando aquél o se reciban provisionalmente las obras, bienes o servicios. Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la entrega - recepción de los bienes u obras materia del contrato. El monto del anticipo lo regulará la Entidad Contratante en consideración de la naturaleza de la contratación. Art. 76.- Garantía Técnica para ciertos Bienes.- En los contratos de adquisición, provisión o instalación de equipos, maquinaria o vehículos, o de obras que contemplen aquella provisión o instalación, para asegurar la calidad y buen funcionamiento de los mismos, se exigirá, además, al momento de la suscripción del contrato y como parte integrante del mismo, una garantía del fabricante, representante, distribuidor o vendedor autorizado, la que se mantendrá vigente de acuerdo con las estipulaciones establecidas en el contrato. Estas garantías son independientes y subsistirán luego de cumplida la obligación principal. De no presentarse esta garantía, el contratista entregará una de las previstas en esta Ley por igual valor del bien a suministrarse, de conformidad con lo establecido en los pliegos y en el contrato. Cualquiera de estas garantías entrará en vigencia a partir de la entrega recepción del bien. Art. 77.- Devolución de las Garantías.- En los contratos de ejecución de obras, la garantía de fiel cumplimiento se devolverá al momento de la entrega recepción definitiva, real o presunta. En los demás contratos, las garantías se devolverán a la firma del acta recepción única o a lo estipulado en el contrato. Art. 81.- Clases de Recepción.- En los contratos de adquisición de bienes y de prestación de servicios, incluidos los de consultoría, existirá una sola recepción, que se producirá de conformidad con lo establecido en el contrato y tendrá los efectos de recepción definitiva. Producida la recepción se devolverán las garantías otorgadas, a excepción de la garantía técnica. En los contratos de ejecución de obra, así como en los contratos integrales por precio fijo existirán una recepción provisional y una definitiva. Sin perjuicio de lo señalado en los incisos anteriores, en las contrataciones en que se pueda receptar las obras, bienes o servicios por etapas o de manera sucesiva, podrán efectuarse recepciones parciales.

En los casos en los que ante la solicitud del contratista, la Entidad Contratante no formulare ningún pronunciamiento ni iniciare la recepción dentro de los períodos determinados en el Reglamento de esta Ley, se considerará que tal recepción se ha efectuado de pleno derecho, para cuyo efecto un Juez de lo Civil o un Notario Público, a solicitud del contratista notificará obligatoriamente que dicha recepción se produjo; la negativa del funcionario será causal de sanción por parte del Consejo de la Judicatura. La recepción presunta definitiva producirá como único efecto la terminación del contrato, dejando a salvo los derechos de las partes a la liquidación técnico económica correspondiente. La entidad contratante declarará la recepción presunta a su favor, respecto de los contratistas de obras, adquisición de bienes o servicios, incluidos los de consultoría, en el caso de que éstos se negaren expresamente a suscribir las actas de entrega recepción previstas, o si no las suscribieren en el término de diez días, contado desde el requerimiento formal de la entidad contratante. La recepción presunta por parte de la entidad contratante, la realizará la máxima autoridad o su delegado mediante resolución motivada, que será notificada al contratista de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de esta Ley.

REGLAMENTO A LA LEY ORGANICA SISTEMA NACIONAL CONTRATACION PÚBLICA

Art. 13.- Información relevante.- Para efectos de publicidad de los procedimientos de contratación en el Portal www.compraspublicas.gov.ec se entenderá como información relevante la siguiente:

1. Convocatoria; 2. Pliegos; 3. Proveedores invitados; 4. Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratación; 5. Ofertas presentadas por los oferentes, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos; 6. Resolución de adjudicación; 7. Contrato suscrito, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos; 8. Contratos complementarios, de haberse suscrito; 9. Ordenes de cambio, de haberse emitido; 10. Cronograma de ejecución de actividades contractuales; 11. Cronograma de pagos; y, 12. Actas de entrega recepción, o actos administrativos relacionados con la terminación del contrato. 12-A.- En general, cualquier otro documento de las fases preparatoria, pre contractual, contractual, de ejecución o de evaluación que defina el SERCOP mediante resolución para la publicidad del ciclo transaccional de la contratación pública. Art. 31.- Expediente de contratación.- El expediente de contratación contendrá la información relevante prevista en el artículo 13 de este Reglamento General. En el caso de compras por catálogo electrónico, el expediente de la entidad contratante se respaldará con los pliegos y antecedentes de la adquisición, la orden de compra y las actas de entrega recepción respectivas.

Toda la información será publicada en el Portal www.compraspublicas.gov.ec. Art. 59.- Obras.- En los procesos de contratación de obras de menor cuantía, se verificará lo siguiente:

1. Unicamente los proveedores que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 52 de la Ley serán invitados a través del Portal a manifestar su interés de participar en el sorteo; 2. Los proveedores invitados, en un término no menor a tres (3) ni mayor a cinco (5) días contados a partir de la fecha de la invitación, manifestarán su interés mediante la presentación de sus ofertas técnicas y de la carta de aceptación expresa del presupuesto referencial determinado por la entidad contratante; 3. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado verificarán el cumplimiento de los requisitos técnicos previstos en los pliegos y la aceptación del presupuesto referencial; 4. De entre los proveedores calificados se adjudicará la obra al proveedor escogido por selección automática aleatoria del portal www.compraspublicas.gob.ec. Aquellos proveedores que a la fecha de la publicación del procedimiento mantuvieran vigentes contratos de construcción de obra pública cuyas cuantías individuales o acumuladas igualaren o superaren el coeficiente establecido en el numeral 2 del artículo 51 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, no podrán participar en ningún procedimiento de menor cuantía de obras hasta la entrega recepción definitiva de el o los contratos vigentes. Si por efectos de la entrega recepción de uno o varios contratos el monto por ejecutar fuere inferior al coeficiente antes indicado, deberá ser invitado y podrá participar en los siguientes procedimientos de menor cuantía de obras.

Si no existieran proveedores que sean profesionales, miera o pequeñas empresas, dentro del cantón, se realizará el sorteo contando con los proveedores de la provincia o del país, en ese orden.

No podrán participar en el sorteo aquellos proveedores que hubieren efectuado un cambio de domicilio exclusivamente para efectos de participar en una contratación específica de menor cuantía de obras. De no hacerla la entidad contratante, el SERCOP solicitará la descalificación del proveedor que hubiere incurrido en esta conducta. Art. 60.- Contrataciones de ínfima cuantía: Las contrataciones para la ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios, cuya cuantía sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado se las realizará de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste conste inscrito en el RUP. Dichas contrataciones se formalizarán con la entrega de la correspondiente factura y serán autorizadas por el responsable del área encargada de los asuntos administrativos de la entidad contratante, quien bajo su responsabilidad verificará que el proveedor no se encuentre incurso en ninguna inhabilidad o prohibición para celebrar contratos con el Estado.

Estas contrataciones no podrán emplearse como medio de elusión de los procedimientos.

El SERCOP, mediante las correspondientes resoluciones, determinará la casuística de uso de la ínfima cuantía.

El SERCOP podrá requerir, en cualquier tiempo, información sobre contratos de ínfima cuantía, la misma que será remitida en un término máximo de diez días de producida la solicitud. Si se llegara a detectar una infracción a lo dispuesto en el inciso precedente o un mal uso de esta contratación, el SERCOP remitirá un informe a los organismos de control para que inicien las actuaciones pertinentes. Art. 123.- Recepción definitiva.- En los contratos de obra, la recepción definitiva procederá una vez transcurrido el término previsto en el contrato, que no podrá ser menor a seis meses, a contarse desde la suscripción del acta de recepción provisional total o de la última recepción provisional parcial, si se hubiere previsto realizar varias de éstas. Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior, para la recepción definitiva de obras, la entidad contratante, podrá establecer un término menor al indicado, situación que constará en los pliegos y en el contrato, según la naturaleza de la obra así lo permita. En el caso de consultoría, una vez que se hayan terminado todos los trabajos previstos en el contrato, el consultor entregará a la entidad contratante el informe final provisional; cuya fecha de entrega servirá para el cómputo y control del plazo contractual. Salvo que en el contrato se señale un tiempo menor, la entidad contratante dispondrá de 15 días término para la emisión de observaciones y el consultor de 15 días término, adicionales para absolver dichas observaciones y presentar el informe final definitivo. Dependiendo de la magnitud del contrato, estos términos podrán ser mayores, pero deben constar obligatoriamente en el texto del contrato. El acta de recepción definitiva será suscrita por las partes, en el plazo previsto en el contrato, siempre que no existan observaciones pendientes en relación con los trabajos de consultoría y el informe final definitivo del estudio o proyecto.

CODIFICACION Y ACTUALIZACION DE LAS RESOLUCIONES EMITIDAS POR EL SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA

Art. 2.- Definiciones.- Para efectos de la presente Codificación se observarán las siguientes definiciones: 30. Fase contractual.- Fase de la contratación pública que incluye todas las actuaciones para cumplir con el contrato suscrito, registro en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública, la administración de la ejecución contractual, incluidos los registro de entregas parciales en caso de haberlas, presentación y pago de planillas, según el objeto de contratación y las actas de entrega-recepción provisionales y definitivas, según corresponde, además de la liquidación de los contratos en cualquiera de sus formas y la finalización del procedimiento; y en el caso de ser pertinente la realización de órdenes de trabajo, órdenes de cambio y contratos complementarios cubriendo la totalidad de los eventos. Art. 88.- Funciones de la administración y fiscalización.- Para asegurar y evidenciar el cumplimiento de los resultados del estudio de Desagregación Tecnológica, se dispone que los funcionarios responsables de la administración y fiscalización del contrato constaten y exijan lo siguiente:

1. En las planillas de ejecución de trabajos o avance de obra, se incluyan los resultados de verificación de origen de los componentes y elementos (mano de obra, materiales, equipos y servicios) utilizados para la ejecución de los trabajos a ser planillados, validado por la fiscalización con base a la supervisión in situ de los trabajos, las facturas de provisión de materiales y servicios, y formularios de pago de aportes al IESS de la mano de obra; y, 2. En las actas de entrega-recepción de las obras, parciales, provisional o definitiva, se incluya la declaración del contratista respecto de la aplicación e implementación de los resultados de los Estudios de Desagregación Tecnológica y del porcentaje de participación ecuatoriana mínimo a través de los componentes mano de obra, materiales, equipos y servicios. Art. 137.- Procedimiento de pagos.- Las entidades contratantes para la realización de los pagos correspondientes a la adquisición del bien y la prestación del servicio, deberán observar: 1. En el caso de los bienes, éstos deberán ser cancelados una vez que se ha recibido a satisfacción los equipos por parte de las entidades contratantes, se hayan rendido las garantías técnicas y suscrito el acta entrega recepción correspondiente. 2. Respecto del mantenimiento preventivo, la factura deberá considerar por concepto de mano de obra el correspondiente al programa de mantenimiento del fabricante de conformidad con el numeral 3 del artículo 132 (correspondiente a la determinación del presupuesto referencial para procedimientos con vigencia tecnológica) de la presente Codificación y la oferta presentada, debiendo incluir además los valores por repuestos, solo en caso de haberlos proporcionado. 3. En el caso de la prestación de los servicios de mantenimiento correctivo, las entidades contratantes deberán cancelar los valores correspondientes contra la presentación de la factura.

Art. 203.- Liquidación de las órdenes de compra.- Una vez que el proveedor haya entregado a satisfacción de la entidad contratante los bienes o servicios normalizados que consten en la orden de compra formalizada, se deberá suscribir la respectiva acta de entrega recepción definitiva, conforme al artículo 124 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, la misma que deberá ser publicada en la herramienta informática de Catálogo Electrónico Industrial.

Art. 222.- Liquidación de las órdenes de compra.- Una vez que la entidad del sector público que actúa en calidad de proveedora haya entregado a satisfacción de la entidad contratante los bienes y/o servicios normalizados que consten en la orden de compra formalizada, se deberá suscribir la respectiva acta de entrega recepción, la misma que deberá ser publicada en la herramienta informática de Catálogo Electrónico. En dicho registro se deberá incluir los valores correspondientes a la aplicación de las multas en el porcentaje previsto en el Convenio Marco respectivo, según corresponda.

Art. 264.- Liquidación de las órdenes de compra.- Una vez que el proveedor haya entregado a satisfacción de la entidad contratante los bienes o servicios normalizados que consten en la orden de compra, se deberá suscribir la respectiva acta de entrega recepción definitiva conforme al artículo 124 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, la misma que deberá ser publicada en la herramienta informática del Catálogo Dinámico Inclusivo.

Art. 274.18.- Liquidación de las órdenes de compra.- Una vez que el proveedor haya entregado a satisfacción de la entidad contratante los bienes o servicios normalizados que consten en la orden de compra formalizada, se deberá suscribir la respectiva acta de entrega recepción, la misma que deberá ser publicada en la herramienta informática de catálogo electrónico y cumplir con lo establecido en el artículo 124 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. En dicho registro se deberá incluir los valores correspondientes a la aplicación de las multas, según corresponda.

Art. 286.- Garantía de Asesoramiento.- Es la garantía o aval económico que deberá entregar el consultor que realizó los estudios de ingeniería y diseño definitivo a la entidad contratante, al momento de suscribir el acta de entrega recepción definitiva de los productos materia del contrato de consultoría referido, mediante una letra de cambio girada valor en garantía por un monto equivalente al 5% del monto total del contrato de los estudios, con la que garantiza su compromiso de suscribir el contrato y prestar los servicios de asesoramiento, dentro del plazo previsto en esta Sección.

Art. 287.- Presupuesto referencial de los procedimientos de consultoría.- La entidad contratante para elaborar el presupuesto referencial considerará exclusivamente el valor de los servicios que corresponden a los estudios de ingeniería y diseño definitivo materia del objeto contractual, sin tomar en cuenta el valor de los servicios de asesoramiento a prestar en la ejecución de la obra pública y deberá observar lo establecido en el artículo 148 de ésta Codificación (Correspondiente a la actualización de información).

La entidad contratante, al momento de elaborar los pliegos, deberá establecer los términos y condiciones iniciales que como requisito deben cumplir los participantes, de tal forma que en sus ofertas incluyan y detallen: i) el alcance de los servicios de asesoramiento que prestarán; ii) los recursos técnicos y humanos con los que los prestarán y, iii) el valor de los mismos, expresados en términos unitarios. Estas obligaciones deberán constar expresamente en el contrato de consultoría a suscribirse para la ejecución de los estudios de ingeniería y diseño definitivo. Los precios y alcance iniciales de los servicios de asesoramiento a prestarse serán parte de la oferta técnica en el procedimiento para la contratación de los estudios de ingeniería y diseño definitivo, y se ajustarán y precisarán una vez obtenido el producto final respecto del proyecto como parte del proceso de liquidación del contrato de los estudios, en el marco del Acta de Entrega Recepción Definitiva.

Art. 288.- Condiciones para la recepción definitiva de las consultorías.- Recibidos los estudios de ingeniería y diseño definitivo, en el Acta de Entrega Recepción Definitiva se hará constar una obligación condicional suspensiva que contenga lo siguiente:

1. La aceptación del consultor individual o firma consultora de mantener la obligación condicional suspensiva de suscribir un contrato de asesoramiento con la entidad contratante de la obra, durante el plazo de cinco (5) años contados a partir de la recepción definitiva de los estudios de ingeniería y diseño definitivo, independientemente de que la contratante de la obra sea o no la contratante de los estudios. El Consultor acepta con ello, que suscribirá el contrato de asesoría en el término de quince (15) días contados a partir de la notificación, hecho que extingue la obligación condicional. 2. La obligación del consultor de presentar la garantía del fiel cumplimiento de contrato al momento en que suscriba el Contrato de Asesoramiento, en cualquiera de las formas previstas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y en su Reglamento General de aplicación, por valor equivalente al 5% del monto del contrato de asesoramiento. Transcurrido el plazo previsto, la entidad contratante de la obra devolverá al consultor la garantía de asesoramiento. 3. La obligación de la entidad contratante de la obra, a partir de la fecha de suscripción del Acta de entrega recepción definitiva de los estudios de ingeniería y diseño definitivo, de suscribir en el plazo de cinco (5) años el contrato de las obras materia de los estudios. 4. La aceptación del consultor que realizó los estudios de ingeniería y diseño definitivo respecto a que, en caso de negarse a suscribir el contrato de asesoramiento o no comparecer ante la entidad contratante de la obra en el término de quince (15) días posteriores a la notificación para que dé cumplimiento de su obligación condicional suspensiva, la entidad contratante de los estudios lo declarará como contratista incumplido y notificará al Servicio Nacional de Contratación Pública para que lo suspenda por cinco años del Registro Unico de Proveedores -RUP, así como demandará judicialmente la ejecución de la garantía de asesoramiento y la indemnización de daños y perjuicios. 5. Que en caso de que la entidad contratante no llegare a contratar la ejecución de la obra materia de los estudios de ingeniería y diseño definitivo, en el plazo en que se le puede exigir al consultor el cumplimiento de la obligación condicional suspensiva, esta quedará extinguida y se le devolverá la letra de cambio entregada como Garantía de Asesoramiento. No obstante, aún en el caso de extinguida la obligación condicional suspensiva, el consultor podrá aceptar la suscripción del Contrato de Asesoramiento ante el requerimiento de la entidad contratante de la obra, de así convenir a sus intereses. Art. 289.- Acta de entrega recepción definitiva del contrato de consultoría.- La suscripción del acta de entrega recepción definitiva, que contiene una obligación condicional suspensiva, produce como efecto la terminación de las obligaciones relacionadas con el objeto contractual, manteniéndose exclusivamente la obligación condicional suspensiva de suscribir el contrato de asesoramiento en el plazo previsto en esta Sección.

La entidad contratante, una vez suscrita el acta señalada realizará la liquidación de las obligaciones económicas que correspondan conforme lo prevé la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de aplicación, y procederá a: i) devolver la garantía de fiel cumplimiento del contrato de consultoría; ii) exigir la entrega de la garantía de asesoramiento con la forma y por el monto señalado en esta Sección; iii) determinar el precio ajustado y actualizado del contrato de asesoramiento en directa relación con las dimensiones del proyecto resultante de los estudios de ingeniería y diseño definitivo, partiendo del precio y alcance iniciales establecidos y señalados en la oferta técnica. Art. 290.- Contenido mínimo del Contrato de Asesoramiento.- El Contrato de Asesoramiento deberá suscribirse una vez que se haya contratado la ejecución de las obras y deberá prever y contemplar, además de las cláusulas generales de un contrato administrativo (comparecientes, antecedentes, objeto y alcance, precio y forma de pago, plazo, garantías, obligaciones, informes, multas, causas de terminación del contrato, entrega recepción de los servicios, liquidación del contrato, solución de controversias, etc.), lo siguiente:

1. Que el consultor prestará los servicios de asesoría desde el inicio de la obra, durante su ejecución y hasta que se suscriba el acta entrega recepción provisional del proyecto materia de los estudios de ingeniería y diseño definitivo realizados y aceptados, con el alcance técnico y perfil del personal técnico clave que se hubiere negociado para el cabal cumplimiento de la responsabilidad adquirida, incluyendo los ajustes que se consideren pertinentes. En tal virtud, proporcionará la asesoría técnica al contratista de la obra, debiendo además reportar al fiscalizador y administrador del contrato respecto de sus actuaciones y recomendaciones con la periodicidad establecida en el contrato de asesoría. 2. El monto del contrato de asesoramiento será el valor determinado al momento de la suscripción del acta entrega recepción definitiva de los estudios de ingeniería y diseño definitivo en los términos señalados en esta Sección.

Art. 524.- Documentos habilitantes para el pago.- El contratista presentará ante la entidad contratante los siguientes documentos:

- Orden de compra; - Orden de entrega; - Factura; - Acta de entrega recepción parcial en los términos del artículo 124 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; - Registro sanitario/notificación sanitaria, según corresponda, cuando aplique; y, - Otra documentación que solicite la entidad contratante según la normativa que emita para el efecto. La aceptación de estos documentos habilitantes y de la verificación del cumplimiento de las fichas técnicas contenidas en el pliego, son de exclusiva responsabilidad de la entidad contratante.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

403-08 Control previo al pago Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones: a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos; b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada; c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos; d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar; y, e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.

Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados. 405-08 Anticipos de fondos Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos específicos, garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, serán adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendición de cuentas y la devolución de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos serán liquidados y su diferencia depositada a través de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada año, excepto los anticipos a servidoras y servidores públicos.

La entrega de estos fondos estará supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el efecto por las entidades competentes. Las servidoras y servidores responsables de la administración de estos fondos, presentarán los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentación de soporte o fuente debidamente legalizada. El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuentas o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestión eficiente. Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catálogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, así:

a) Anticipos a servidoras y servidores públicos Las entidades a través de las unidades responsables de la gestión financiera podrán conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios señalados en el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institución hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor así concedido será recaudado por la Unidad de Administración Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones.

Por excepción y en casos de emergencia debidamente justificados por la Unidad de Administración de Talento Humano de cada institución, se podrá conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la obligación contraída; el anticipo será descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento.

Por su parte, la institución será responsable del control interno y de la verificación de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicación de la normativa vigente. b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura Corresponden a hechos económicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las cláusulas contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos. Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, éstos serán registrados en el sistema. Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la entrega-recepción de los bienes u obras materia del contrato. c) Fondos de reposición Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación parcial y mediante la presentación de documentación sustentatoria debidamente legalizada y serán liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son: d) Caja chica institucional y proyectos programados El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones. El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica. Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados. Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectúan labores contables. El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.

e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas

Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin específico y se mantendrán depositados en una cuenta bancaria. Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta bancaria será cerrada una vez cumplido el propósito para el que fue creada. Estos fondos deben restringirse al mínimo posible; su reposición se realizará a base de la documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro. La emisión del cheque o la nota de crédito cuando se trate de transferencia, constituyen los únicos documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo. f) Fondos a rendir cuentas Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad específica, serán asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y están sujetos a liquidación dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentación de la documentación debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.

Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector público, por anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación, en el interior o en el exterior del país, se contabilizarán en la cuenta "Anticipo de viáticos y subsistencias". El correspondiente descargo se registrará con la liquidación definitiva, acompañando obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportación aérea o terrestre y el informe de comisión; debitando la cuenta del anticipo. Por ningún motivo dichos anticipos serán contabilizados directamente como gastos de gestión. 408-17 Administrador del contrato El administrador del contrato velará porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegación y supervisión de esas tareas, la comunicación constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicación de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de sí para lograr el éxito del proyecto.

Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado. Esto con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.

Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma óptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizará una estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalización y fiscalizadores en un área específica: calidad, avance físico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendría su propio personal de apoyo y la formación necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra más bien requiere de profesionales con formación en áreas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad, mecánica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance físico y financiero de las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalización del proyecto. Además, para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logístico e instrumentos de medición, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.

Son funciones del administrador del contrato, entre otras: a) Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo a lo programado; b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus programas o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa de construcción del proyecto; c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes; d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto; e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto; f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administración cotidiana del proyecto; g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque éstos no sean constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización realizada por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre todas las labores; y, h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y definitiva.

INSTRUCTIVO PARA CONTRATACION DE OBRAS, BIENES DE LA CONTRALORIA

Art. 14.- ACTA DE ENTREGA - RECEPCION.- En la entrega recepción de bienes adquiridos mediante contrato, intervendrá una comisión integrada por el Director Administrativo o su delegado, el funcionario responsable de la Jefatura de Area del Control de Bienes y un funcionario de la unidad administrativa vinculada con la adquisición. En el acta se dejará constancia de esta diligencia y se especificará lo relativo a las condiciones de la entrega, garantías, forma de pago, multas por mora si fuere del caso, la liquidación económica de la compra y cualquier observación que estimen pertinente. Se elaborará un informe y conjuntamente con el acta, se entregará al Director Administrativo. Si se trata de recepción por prestación de servicios, se verificará lo estipulado en el contrato y en su liquidación intervendrá el Director Administrativo y el Director de la unidad vinculada con el servicio prestado, quienes prepararán el respectivo informe técnico. Para la entrega - recepción de obras, se considerará una recepción provisional y otra definitiva, y en ellas intervendrán el Director Administrativo, el Director de Auditoría de Proyectos y Ambiental o sus delegados, el Residente y Supervisor de Obra quienes elaborarán las actas pertinentes. La Dirección de Auditoría Interna, intervendrá como observadora, para su posterior control. En la recepción de bienes, cuando corresponda, se observará lo dispuesto en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. 2.6. MODELOS DE PLIEGOS DE USO OBLIGATORIO PARA PROCEDIMIENTOS DEL SERCOP Revisar esta normativa para modelos de ACTAS DE ENTREGA DE OBRA. 2.7. INSTRUCTIVO ADQUISICIONES SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PÚBLICA Revisar esta normativa para modelos de ACTAS DE ENTREGA DE OBRA.

Sentencias Nacionales

Sentencias de la Corte Nacional De Justicia

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO
EJECUCION DE CONTRATO DE CONSULTORIA.

Quito, a 20 de abril del 2006; las 15h00.

SEGUNDO.- De conformidad con la cláusula décima segunda del contrato suscrito entre las partes procesales, para la fiscalización de la construcción de equipamientos urbano, "se protocolizarán las condiciones generales y especiales del contrato, las cuales tienen la misma fuerza y rigor como si fueran estipulaciones contractuales". En consecuencia, lo indicado en el documento contractual "Condiciones Especiales" del contrato debe ser respetado y aplicado por las partes, en forma obligatoria. Dentro de dichas condiciones especiales consta el rubro 6.6, correspondiente a obligaciones del consultor, entre las que debemos resaltar: 1) La contenida en la letra a) que dice: "vigilar y responsabilizarse por el fiel y estricto cumplimiento de las cláusulas del contrato de construcción". 2) La de la letra c) "Participación como observador en la recepción provisional y definitiva informando sobre la calidad y cantidad de trabajo ejecutado, la legalidad y exactitud de los pagos realizados" (subrayado de la Sala). 3) la de la letra v) "Participar de manera obligatoria por intermedio del Jefe de fiscalización en las entregas recepciones del contrato de ejecución de las obras". De todo lo cual se infiere que la responsabilidad del consultor (actor) dentro del contrato se extiende hasta que concluya completamente la ejecución del contrato de obra que debe fiscalizarse y ese contrato concluye, a su vez, con la suscripción del acta de recepción definitiva de las obras. Por lo indicado no es posible que se produzca la recepción definitiva en el contrato de consultoría (fiscalización), hasta que no termine definitivamente el contrato de construcción; y, en consecuencia no existe falta de aplicación de los artículos 83, 84 y 79 de la Ley de Contratación Pública, ni del artículo 108 del Reglamento a la Ley de Consultoría. Por las consideraciones expuestas, ADMINISTRANDO JUSTICIA EN NOMBRE DE LA REPUBLICA Y POR AUTORIDAD DE LA LEY, se desecha el recurso de casación interpuesto. Notifíquese, publíquese y devuélvase.

TERCERA INSTANCIA ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE OBRA PÚBLICA Gaceta Judicial. Año LXII. Serie IX. No. 9. Pág. 941. (Quito, 12 de Noviembre de 1960)

La Junta ha comprobado que la obra no ha sido entregada por Ferrostal ni recibida por aquella; lo cual, de haber sucedido, debió constar por escrito, porque en la parte final de la aludida cláusula sexta del contrato se establece que "se entiende por entrega de la obras tantas veces mencionadas, a entera satisfacción de la Junta, la circunstancia de entregar a la Junta y la Junta de recibir todo de conformidad con todas las estipulaciones pertinentes involucradas en este instrumento y en el contrato original, entrega que se realizará mediante el acta respectiva, firmada en conjunto por las partes contratantes". La demandada no ha justificado que la demora en la entrega de las obras contratadas, obedece a alguna causa justa, ya que no lo es la construcción defectuosa; y, por consiguiente, es legal que pague la multa acordada para el caso de mora en que ha incurrido.